Nasz Świat, nie mówiąc o biznesach, napędzany jest przez dane. Coraz więcej ich generujemy, coraz więcej przechowujemy i przetwarzamy. Potrzebujemy do tego odpowiednich narzędzi. Od baz danych, przez Excele do zupełnie nieustrukturyzowanych źródeł. Jak tym zarządzać? Chcę Ci przedstawić ciekawe rozwiązanie, które warto dodać do swojego arsenału. Spokojnie… nie jest skomplikowane.
Trochę historii
Przed omówieniem czym w zasadzie jest Microsoft Lists i do czego ta aplikacja służy, przyjrzyjmy się przez chwilę jego historii, czyli skąd się wziął.
Jedną z usług udostępnianych w pakiecie Office 365 jest SharePoint Online. Pełni on funkcję miejsca do przechowywania, organizowania i udostępniania informacji. Informacji w różnych formatach. Pliki, ogłoszenia, strony i listy właśnie.
Lista jest niczym innym jak tabelą zbudowaną z różnego rodzaju kolumn. Każda z nich może przechowywać inne dane różniące się formatem (tekst, data, waluta itp.). Taka Lista pozwala na łatwe organizowanie informacji i udostępnianie jej pomiędzy użytkownikami.
Jak działa Microsoft Lists?
Microsoft Lists to po prostu listy SharePoint zebrane w jednym miejscu z kilkoma dodatkowymi funkcjami. Niewiele? Na pierwszy rzut oka tak, ale sam fakt posiadania dedykowanej aplikacji zdecydowanie poprawia komfort wyszukiwania i odnalezienia właściwych informacji.
Aplikacja przychodzi w dwóch wariantach. Standalone i zintegrowanej z Microsoft Lists. W wersji standalone, możemy tworzyć swoje prywatne listy, lub jeśli mamy takie życzenie, dzielić je z innymi. Posiadamy także widok naszych ulubionych i najnowszych list. W wersji zintegrowanej z MS Teams listy są automatycznie dostępne dla wszystkich członków teamu (nie mogą być prywatne).
Przykład
Aby najpełniej zobrazować do czego służy Microsoft Lists posłużmy się przykładem. Wyobraźmy sobie oddział szpitala. Oddział posiada listę swoich pacjentów. Lista zawiera dane takie jak imię i nazwisko pacjenta, PESEL, datę urodzenia, diagnozę, datę przyjęcia, datę wypisu itp. Microsoft Lists umożliwia łatwy dostęp do informacji dla wszystkich pracowników oddziału. Utworzenie takiej listy i korzystanie z jej dobrodziejstw zajmuje nam nie dłużej niż dosłownie kilkadziesiąt sekund. Listy możemy budować na podstawie szablonów, co jeszcze cały proces upraszcza, a nawet importować bezpośrednio z tabel arkuszy Excel.
Kolumny
Budując swoją listę lub edytując jeden z gotowych szablonów zauważymy, że każda kolumna w liście ma swój typ danych, może to być zwykły tekst, liczba, data, osoba, waluta itd. Dodatkowo każdą listę możemy oglądać lub edytować w dwóch widokach, standardowym i Grid (wkrótce będzie trzeci – galeria).
Każdą kolumnę możemy formatować, dodając jej np. dowolny kolor tła lub czcionki, dodać ikony, które dodatkowo poprawią czytelność listy. Możliwości formatowania są tak duże, że używając formatu JSON. Tu polecamy przejrzeć przykłady dostępne na https://aka.ms/list-formatting.
Co nas czeka w przyszłości?
Microsoft List jest stosunkowo nowym narzędziem i Microsoft zapowiada wdrażanie nowych funkcjonalności w przyszłości. Są nimi dwa dodatkowe widoki: galeria i kalendarz, a także opcja tworzenia własnych szablonów. Będzie także możliwość tworzenia reguł , takich jak „jeśli/wtedy”, czyli np. kiedy zmienimy wartość jakiegoś pola, w określony sposób zmieni się wartość pola powiązanego. Będziemy też mogli ustawiać przypomnienia, tak wszyscy członkowie teamu zostali poinformowani o zmianach na liście.
Podsumowanie
Jeśli korzystasz z pakietu Office 365, to Microsoft Lists jest zdecydowanie warty rozważenia jako alternatywa dla wszechobecnych arkuszy Excel. Oprócz opisanych w artykule podstawowych funkcji, warto pamiętać także o Power Platform i możliwości budowania kompletnych aplikacji napędzanych takimi danymi. Wbrew pozorom nie jest to zadanie skomplikowane. Jeśli interesuje Cię ten temat to zachęcam do obejrzenia nagrania z naszego webinara w całości poświęconego Lists. A Ty co zapisałbyć na swojej pierwszej liście? Daj znać w komentarzach.
PS. Jeśli chcesz rozpocząć swoją przygodę z Power Platform to koniecznie sprawdź nasz kurs Power Platform Jitsu: https://www.old.akademiaaplikacji.pl/PowerPlatformJitsu