Wyjątkowo wysokie koszty aktualizacji, brak możliwości dopasowania rozwiązań do użytkowników pracowników i przestoje. To tylko wybrane konsekwencje używania starego i nieaktualnego oprogramowania biznesowego w firmie. W tekście tłumaczymy i podpowiadamy, jak uniknąć wysokich kosztów utrzymania starych rozwiązań IT.
Taką „przygodę” przeżył prawie każdy specjalista ds. IT. W trakcie wizyty w nowoczesnej i dobrze zarządzanej firmie następuje zaskakujące i niezrozumiałe odkrycie – przedsiębiorstwo używa wręcz „starożytnego” oprogramowania biznesowego napisanego w niszowym i całkiem zapomnianym języku programowania. Zaskoczony specjalista tłumaczy więc, że używanie starych rozwiązań IT jest niebezpieczne i może być wyjątkowo kosztowe. W odpowiedzi słyszy jednak argumenty: „ale to u nas całkiem dobrze działa”, „ten program wręcz idealnie spełnia nasze potrzeby” albo „nie stać nas na nowy sprzęt”. Ten ostatni argument jest często spotykany i jednocześnie wyjątkowo błędny. Bo w rzeczywistości opieranie się na starych i nieaktualnych rozwiązaniach IT jest wielokrotnie kosztowniejsze niż inwestycja w nowy program.
Oprogramowanie biznesowe. Dług technologiczny
Szczegółowe i wyczerpujące omówienie tematu unikania wysokich kosztów utrzymania starych rozwiązań IT wymaga wyjaśnienia ogromnie istotnego terminu „dług technologiczny”, który dotyczy również oprogramowania w biznesie. Kto więc i w jakiej sytuacji zaciąga wspomniany dług? W przypadku rozwiązań IT stosowanych w biznesie dług technologiczny zaciągnie menedżer lub właściciel firmy, który korzysta ze starego i nieaktualnego oprogramowania i ignoruje potrzeby regularnej i przemyślanej jego aktualizacji lub nawet wymiany na nowsze i nowocześniejsze wersje. Tak, jak w przypadku prawdziwego i finansowego długu, efekt będzie niemiły i przykry –w opisanej sytuacji stare oprogramowanie biznesowe może po prostu przestać działać w kluczowym momencie i nie uda się znaleźć nikogo do jego naprawy.
Powyższy opis jest częściowo uproszczony, dług technologiczny oprócz oprogramowania dotyczy bowiem także sprzętu. Ten termin opisuje również sytuacje, gdy używane jest oprogramowanie stworzone bez dokładnego i precyzyjnego wskazania jego zastosowań, z trudnym i niewygodnym interfejsem a aktualizacje powstają wyjątkowo rzadko i mają tymczasowy charakter.
Oprogramowanie biznesowe. Dług technologiczny i system operacyjny
Eksperci IT podkreślają także, że idealnym sposobem na wymowne wyjaśnienie konieczności unikania zaciągania długu technologicznego jest sytuacja, gdy producent zakończył wsparcie dla systemu Windows XP. Cześć przedsiębiorców zainwestowała w nowy system i wdrożyła nowe rozwiązania, inni z kolei postanowili zrobić to później. Zazwyczaj właśnie wtedy koszty wdrożenia nowego systemu operacyjnego były wyższe, sam proces trudniejszy i czasem był też związany z koniecznością kupna dodatkowych urządzeń.
Oprogramowanie biznesowe. Słaba wydajność i droga rozbudowa
Trudno wymagać od aplikacji stworzonej kilka lub kilkanaście lat temu niesamowitej szybkości działania i dostosowania do aktualnych wymogów i trendów (dobrym przykładem może być wersja mobilna, której nie oferuje oprogramowanie biznesowe sprzed kilkunastu lat). Właściciel firmy utrzymujący stare rozwiązania IT musi się więc liczyć z tym, że jego oprogramowanie biznesowe będzie miało wyjątkowo słabą wydajność.
Jeszcze inną wadą starych rozwiązań IT jest brak możliwości ich rozbudowy i modyfikacji przez użytkowników, bo zmiany w nieaktualnym oprogramowaniu biznesowym najczęściej wymagają wprowadzenia poważnych, czyli kosztownych i czasochłonnych prac programistycznych. To całkowite przeciwieństwo nowoczesnych aplikacji, które są elastyczne i umożliwiają wprowadzenie modyfikacji (dostosowanie funkcji i interfejsu) przez użytkowników.
Oprogramowanie biznesowe. Gdy kończy się wsparcie
Zakończenie oficjalnego wsparcia producenta dla oprogramowania biznesowego wykorzystywanego w firmie powinno być wyraźnym sygnałem, że mamy do czynienia ze starym rozwiązaniem IT. Co to oznacza w praktycznym ujęciu? Same problemy – oprogramowanie nie będzie więc już aktualizowane i dostosowane do nowych trendów (nie będzie mogło wymieniać dane z innymi aplikacjami używanymi w firmie, nie uda się wprowadzić nowej funkcji, której mogą oczekiwać klienci) i przestanie być bezpieczne. Ten ostatni problem ma szczególne znaczenie, bo przestarzałe oprogramowanie biznesowe może być stosunkowo łatwym celem dla hakerów, którzy ukradną kluczowe dane, wyraźnie utrudnią działanie firmy albo wykorzystają firmowy sprzęt do nielegalnych działań.
Oprogramowanie biznesowe. Naprawa droższa od nowego programu
Dla wielu menedżerów i biznesmenów może to być zaskoczeniem, ale cykl życia oprogramowania komputerowego jest wyjątkowo krótki. Popularne i funkcjonalne jeszcze kilka lat temu rozwiązania mogą już być przestarzałe, a używane dawniej języki programowania mogą stać się niszowe i archaiczne. Oparcie działalności biznesowej firmy na przestarzałym oprogramowaniu biznesowym często oznacza więc ogromne kłopoty w znalezieniu programisty, który byłby w stanie je zmodyfikować. Początkowym wyzwaniem będzie więc znalezienie osoby, które może zająć się takim oprogramowaniem biznesowym, drugim zazwyczaj będzie sfinansowanie napraw – specjalistów od starych programów jest niewielu, mogą więc oni dyktować warunki współpracy. Alternatywa jest prosta – stworzenie od podstaw albo kupno nowego i nowoczesnego oprogramowania, ktore może być tańsze od naprawy tego przestarzałego.